SOPHIM est engagé dans une démarche visant à préserver les données à caractère personnel de candidats collectées dans le cadre de ses activités de recrutement.
La présente « Politique de protection des données personnelles de candidats » s’applique uniquement aux candidats déposant une candidature auprès de SOPHIM (via l’un de ses sites internet et/ou via l’un de ses sites partenaires, diffusant une annonce de recrutement pour le compte de SOPHIM). Elle ne s’applique pas à d’autres situations.
La présente Politique poursuit deux objectifs principaux :
- vous permettre de comprendre, en tant que candidat, quelles sont les données à caractère personnel traitées par SOPHIM, comment et pourquoi ces dernières sont traitées ;
- vous informer sur vos droits et vous indiquer comment vous pouvez les exercer auprès de SOPHIM.
Qui est amené à traiter mes données à caractère personnel ?
Lorsque vous soumettez une candidature auprès de SOPHIM (via l’un de ses sites internet et/ou via l’un de ses sites partenaires, diffusant une annonce de recrutement pour le compte de SOPHIM), vos données à caractère personnel sont traitées par la S.A.S. SOPHIM, immatriculée au RCS sous le numéro SIRET 33802624800033 et dont le siège social est sis RUE ZI DE LA CASSINE 04310 PEYRUIS – France (« SOPHIM »).
Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, SOPHIM agit en qualité de responsable de traitement. Cette qualité induit que les finalités et les moyens essentiels des traitements mis en œuvre avec vos données à caractère personnel sont déterminés par SOPHIM.
Aux fins de réaliser ses opérations de recrutement, SOPHIM s’appuie sur des produits et des services mis en œuvre par des prestataires spécialisés. Dans ce cadre, vos données à caractère personnel sont également traitées par des prestataires spécialisés (qualifiés réglementairement de “sous-traitants” de SOPHIM), agissant uniquement sur instruction de SOPHIM. Ces sous-traitants ne déterminent pas les finalités et les moyens essentiels des traitements mis en œuvre avec vos données à caractère personnel : ils traitent vos données à caractère personnel uniquement pour le compte de SOPHIM. Les principaux types de sous-traitants auxquels a recours SOPHIM dans le cadre de la mise en œuvre de ses opérations de recrutement sont les suivants :
- hébergeurs de données ;
- prestataires informatiques ;
- prestataires de routage d’e-mails ;
- éditeurs de logiciels.
Afin de protéger vos données personnelles, SOPHIM fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent de robustes garanties de sécurité et de conformité. Un contrat est systématiquement conclu entre SOPHIM et ses sous-traitants afin que ces derniers prennent des engagements sur la manière dont ils traitent vos données personnelles pour le compte de SOPHIM.
Quelles données personnelles me concernant sont traitées par SOPHIM ?
Dans le cadre de nos opérations de recrutement, nous veillons à uniquement collecter des informations aux fins de permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir et pour répondre à cet objectif, nous collectons des données permettant de vérifier les compétences (notamment les connaissances, le savoir-faire et le savoir-être) ainsi que les qualifications requises pour le poste concerné (diplôme, etc.).
Eu égard à ce qui précède, nous sommes amenés à collecter les informations suivantes vous concernant :
- vos données d’identification ;
- des données relatives à votre expérience professionnelle ;
- des données relatives à votre formation ;
- des données d’évaluation de vos aptitudes et compétences.
En pratique, nous collectons ces données à partir (i) des informations que vous nous transmettez directement (votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, etc.), (ii) des échanges que nous pouvons avoir au travers de recommandations professionnelles fournies à l’appui de votre candidature et/ou (iii) de tests réalisés dans le cadre du processus de recrutement.
Dans quels buts sont utilisées vos données ? Sur quels fondements ? Pendant combien de temps ?
Dans le cadre de la gestion de la gestion de ses opérations de recrutement, les données à caractère personnel traitées par SOPHIM le sont pour les finalités, et pour les durées définies au sein du tableau ci-dessous :
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Finalité du traitement de données à caractère personnel |
Durée de conservation de vos données |
Fondement juridique permettant la licéité du traitement de données |
| Gestion des opérations de recrutement de SOPHIM France :
· Traitement des candidatures ; · Prise de contact avec le candidat ; · Gestion des entretiens ; · Évaluation des compétences du candidat ; · Evaluation de l’adéquation du candidat par rapport au poste à pourvoir. |
Vos données sont conservées le temps d’évaluer si votre profil est adapté au poste à pourvoir. | Mesures précontractuelles qui pourraient être prises à votre égard (i.e. l’éventuel contrat de travail que vous seriez amené à signer avec SOPHIM) |
| Proposer de futures opportunités professionnelles au candidat.
A cet égard, SOPHIM est en mesure de vous recontacter si le poste initialement pourvu est de nouveau à pourvoir (exemple : en cas de fin de la période d’essai du candidat initialement retenu, pour quelque raison que ce soit)
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Vos données sont conservées à cet effet pendant 8 mois après votre candidature, si SOPHIM a estimé que votre profil était susceptible de répondre au poste ayant été pourvu.
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Intérêts légitimes de SOPHIM de mener de futures opérations de recrutement auprès de professionnels qualifiés. |
| Constitution d’une CV-thèque. Les candidats présents au sein de la CV-thèque SOPHIM sont susceptibles d’être contactés par SOPHIM lors de l’ouverture d’un nouveau poste, pouvant répondre à leurs compétences professionnelles. | Vos données sont conservées à cet effet pendant 1 an, si vous y consentez expressément.
Deux mois avant la fin de la période de validité de votre consentement, un e-mail vous est envoyé par SOPHIM afin de vous demander si vous souhaitez toujours que vos données de candidats figurent au sein de la CV-thèque SOPHIM. |
Consentement du candidat. |
Dans le cadre de certaines situations exceptionnelles, vos données sont susceptibles d’être conservées au-delà de ces durées (de manière non exhaustive : dans le cadre d’un contentieux, lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue ; aux fins de respect de certaines obligations légales incombant à SOPHIM ; à la demande d’une autorité légale, etc.).
Où sont traitées les données personnelles ?
Dans la mesure du possible, vos données à caractère personnel sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. SOPHIM exerce l’ensemble de ses activités depuis la France.
Toutefois, certains des sous-traitants auxquels a recours SOPHIM sont susceptibles d’opérer des transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne, et notamment vers les Etats-Unis, en vertu de la mise en place de garanties appropriées (notamment la signature de clauses contractuelles types adoptées par une autorité de contrôle ou la Commission européenne) et/ou en vertu d’une décision d’adéquation de la Commission européenne vers un pays assurant un niveau de protection adéquat.
Dans de tels cas, nous apportons une attention particulière à ce que ces transferts soient effectués en conformité avec les réglementations applicables et auprès de sous-traitants s’engageant à déployer de fortes mesures de protection de vos données personnelles.
Quels sont mes droits et comment puis-je les exercer ?
En vertu des dispositions réglementaires, vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel :
- Un droit d’accès à vos données personnelles (droit d’obtenir de SOPHIM la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par nos soins, des informations relatives aux traitements mis en œuvre ainsi que l’accès aux dites données à caractère personnel) ;
- Un droit de rectification de vos données personnelles qui s’avèreraient inexactes ;
- Un droit à l’effacement de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l’article 17 du RGPD ;
- Un droit à la limitation de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l’article 18 du RGPD ;
- Un droit à la portabilité de vos données personnelles (droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et/ou que vous avez fournies à SOPHIM dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine). Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l’article 20 du RGPD ;
- Un droit d’opposition aux traitements mis en œuvre. Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l’article 21 du RGPD ;
- Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que SOPHIM communique (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.
Enfin, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) au sujet du traitement de vos données personnelles. Nous vous encourageons à prendre contact avec SOPHIM avant tout dépôt de plainte afin que nous puissions répondre à vos demandes et attentes.
Pour exercer vos droits, vous pouvez effectuer une demande :
- par e-mail à l’adresse suivante : dpo@sophim.com ; ou
- par courrier postal à l’adresse suivante : SOPHIM – A l’attention du Délégué à la Protection des Données – Rue Pierre-Gilles de Gennes, 04310 Peyruis – FRANCE
Vous êtes par ailleurs informé, conformément à l’article 13-1, b) du RGPD, que l’entité Mon DPO externe est désignée en qualité de Délégué à la Protection des Données (“DPO”) auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, pour le compte de l’entité SOPHIM. Vous pouvez directement contacter le DPO via le formulaire de contact mis à disposition sur son site internet.