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Politique de protection des données personnelles du site sophim.com

Dans le cadre de l’utilisation de ce site internet (https://www.sophim.com/), vous disposez de la faculté de transmettre des données à caractère personnel via des formulaires de collecte de données. La présente “Politique de protection des données personnelles” vise à vous informer de la manière dont vos données sont traitées lorsque vous utilisez lesdits formulaires.

Qui est le responsable de traitement de mes données ?

Les données à caractère personnel transmises par le biais des formulaires de ce site sont traitées par la société SOPHIM, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le SIRET n° 33802624800033 (ci-après « SOPHIM ») en sa qualité de responsable de traitement.

Pour quelles finalités et selon quelles bases légales mes données sont traitées ?

Ces données sont traitées sur la base des intérêts légitimes de SOPHIM aux fins de répondre à votre demande de prise de contact. Ces données peuvent également être traitées, si vous y êtes un professionnel, aux fins de réaliser des opérations de promotion des produits et services du responsable de traitement (par e-mail, courrier postal ou téléphone). Vous pourrez vous opposer à ces opérations de promotion à chaque réception d’e-mail de la part de SOPHIM (via un lien de désinscription intégré dans chaque e-mail émis à cet effet) et/ou en écrivant aux coordonnées figurant ci-après.

Pendant combien de temps mes données sont traitées ?

Les demandes transmises par le biais des formulaires sont conservées :

  • 1 an après l’envoi de votre demande lorsqu’elles sont traitées aux fins de répondre à votre demande de prise de contact ;
  • 3 ans après le dernier contact de votre part lorsqu’elles sont traitées aux fins de réaliser des opérations de promotion des produits et services de SOPHIM.

Dans le cadre de certaines situations exceptionnelles, vos données sont susceptibles d’être conservées au-delà de ces durées (de manière non exhaustive : dans le cadre d’un contentieux, lorsque les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne sont plus possibles contre la décision rendue ; aux fins de respects de certaines obligations légales incombant à SOPHIM ; à la demande d’une autorité légale, etc.).

A qui mes données peuvent elles être transmises ? Où sont-elles traitées ?

Lorsque votre demande concerne la distribution des produits commercialisés par SOPHIM au sein de pays autres que la France et l’Espagne, vous êtes informés que vos données professionnelles seront transmises par SOPHIM à son distributeur partenaire, en charge de la distribution des produits SOPHIM au sein du pays concerné par votre demande.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, SOPHIM s’appuie sur des produits et des services mis en œuvre par des prestataires spécialisés (éditeur de logiciel, hébergeur de données, routeur d’e-mail, consultant spécialisé, etc.).  Afin de protéger vos données personnelles, SOPHIM fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent de robustes garanties de sécurité et de conformité. Un acte juridique encadre systématiquement la relation entre SOPHIM et ses sous-traitants.

Les données à caractère personnel transmises par le biais des formulaires sont susceptibles d’être transférées à ces sous-traitants, agissant uniquement sur instruction documentée de SOPHIM et ne pouvant être traitées par ses sous-traitants que dans ce cadre. Dans cette hypothèse, vos données sont susceptibles de faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union Européenne, et notamment vers les Etats-Unis en vertu du Data Privacy Framework et/ou de la mise en place de garanties appropriées (notamment la signature de clauses contractuelles types adoptées par une autorité de contrôle ou la Commission européenne) et/ou en vertu d’une décision d’adéquation de la Commission européenne vers un pays assurant un niveau de protection adéquat.

Quels sont mes droits ? Comment puis-je les exercer ?

En vertu des dispositions réglementaires, vous disposez de droits sur vos données à caractère personnel :

  • Un droit d’accès à vos données personnelles (droit d’obtenir de SOPHIM la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par nos soins, des informations relatives aux traitements mis en œuvre ainsi que l’accès aux dites données à caractère personnel) ;
  • Un droit de rectification de vos données personnelles qui s’avèreraient inexactes ;
  • Un droit à l’effacement de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l’article 17 du RGPD ;
  • Un droit à la limitation de vos données personnelles. Ce droit est conditionné à certains motifs détaillés au sein de l’article 18 du RGPD ;
  • Un droit à la portabilité de vos données personnelles (droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant et/ou que vous avez fournies à SOPHIM dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine). Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l’article 20 du RGPD ;
  • Un droit d’opposition aux traitements mis en œuvre. Ce droit est subordonné à certaines exigences détaillées au sein de l’article 21 du RGPD ;
  • Un droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que SOPHIM communique (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.

Enfin, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) au sujet du traitement de vos données personnelles. Nous vous encourageons à prendre contact avec SOPHIM avant tout dépôt de plainte afin que nous puissions répondre à vos demandes et attentes.

Pour exercer vos droits, vous pouvez effectuer une demande libre aux coordonnées suivantes :

  • par e-mail à l’adresse suivante : dpo@sophim.com ; ou
  • par courrier postal à l’adresse suivante : SOPHIM – Délégué à la Protection des Données – Rue Pierre-Gilles de Gennes, 04310 Peyruis – FRANCE

Vous êtes par ailleurs informé, conformément à l’article 13-1, b) du RGPD, que l’entité Mon DPO externe est désignée en qualité de Délégué à la Protection des Données (“DPO”) auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, pour le compte de l’entité SOPHIM. Vous pouvez directement contacter le DPO via le formulaire de contact mis à disposition sur son site internet.